アスラン編集スタジオ

[時間術]スケジュールを立てるコツは、作業時間+クッション時間

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「振り返り」のときに作業時間の記録をとる

終業10分前に行う毎日の振り返りの際には、
必ず「作業にかかった時間」の記録をとることをオススメします。
はじめのうちは、帰りの電車の中や、
自宅に帰ってからでもよいでしょう。
少し長めに「1日の振り返り」の時間をとって、記録すると、
全体で見ると時短につながります。

レポート作成には何分かかるか。
企画書をまとめるのは何時間か。
A社との打合せは、往復時間も入れて何時間かかるか。

自分の作業時間の目安がわかっていれば、
スケジュールを立てる際に参考になります。

クッション時間をとってスケジューリングする

スケジューリングの際には、
把握した作業時間にクッション時間を入れておくことが
ダンドリ上手になるポイントです。

というのも、作業時間が必ずいつも一定とは限らないからです。
既存顧客であるA社のレポートを仕上げるのは1時間でも、
新規顧客であるB社のレポートには3時間かかってしまうこともあり得ます。

また、仕事をしていると、
緊急の案件やトラブル、予想外の打合せなど、
突発事項が起きるのが普通です。

それらを吸収できる時間=クッション時間を
あらかじめ設定しておかなければ、
スケジュールはずれてしまうことに……。
時間に追われる羽目になってしまいます。

クッション時間の目安は、作業時間の2割~5割程度

クッション時間の目安は作業時間の2割~5割程度です。

たとえば、通常、レポート作成に1時間かかるなら、
クッション時間は12分(2割)~30分程度でよいでしょう。

1日8時間という軸で見ると、
クッション時間は1時間36分(2割)~4時間(5割)。

実際のクッションにとれる時間は
作業の内容や1日の仕事量にもよりますので、
適宜、調整しながらスケジューリングしてください。

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